Program konferencji jest gotowy, prelegenci potwierdzili udział, a sala została zarezerwowana. Pozostaje ustalenie, jak uczestnicy posługujący się różnymi językami będą słuchać wystąpień i zabierać głos w dyskusji. Ten element najlepiej zaplanować jeszcze przed zamknięciem harmonogramu. Sposób tłumaczenia wpływa bowiem na czas poszczególnych sesji, ustawienie sali i wyposażenie potrzebne na miejscu. Od czego zacząć, żeby przygotować wydarzenie, podczas którego zagraniczni goście mogą swobodnie śledzić program?
Najpierw ustal, kto będzie mówił i w jakim języku
Sama informacja, że konferencja odbędzie się po polsku i angielsku, może być niewystarczająca do przygotowania obsługi. Trzeba określić języki wystąpień, potrzeby słuchaczy oraz przebieg rozmów z publicznością. Jeżeli zagraniczny ekspert prezentuje po angielsku, a pytania padają po polsku, tłumaczenie powinno uwzględniać oba kierunki komunikacji.
Do wstępnych ustaleń przyda się program z podziałem na wykłady, panele i warsztaty. Znaczenie ma również to, czy sesje odbywają się kolejno, czy równolegle w kilku salach. Dwa wydarzenia trwające w tych samych godzinach wymagają osobnego zaplanowania zespołów i wyposażenia.
Na tym etapie można porównać zakres wsparcia językowego. Legwan, którego ofertę przedstawia strona biuro tłumaczeń Warszawa, realizuje tłumaczenia ustne i pisemne oraz zapewnia językową i techniczną obsługę wydarzeń. Dla organizatora oznacza to możliwość omówienia zarówno przekładu wystąpień, jak i przygotowania materiałów przekazywanych uczestnikom.
Sposób tłumaczenia powinien pasować do programu
Podczas konferencji z dłuższymi wystąpieniami przydatne jest tłumaczenie symultaniczne. Tłumacz przekłada wypowiedź na bieżąco, z niewielkim przesunięciem względem mówcy, a uczestnicy słuchają wybranego języka przez słuchawki. Prelegent nie musi regularnie przerywać prezentacji, aby zaczekać na przekład kolejnego fragmentu.
Tłumaczenie konsekutywne przebiega inaczej: mówca wypowiada część komunikatu, po czym oddaje głos tłumaczowi. Taka forma może odpowiadać charakterowi krótkiego spotkania lub rozmowy w mniejszym gronie, ale wymaga uwzględnienia czasu na przekład w harmonogramie.
Przy wyborze usługi tłumaczenia symultaniczne w Warszawie warto więc przedstawić wykonawcy rzeczywisty przebieg wydarzenia. Ważna jest długość bloków, liczba języków i tematyka wystąpień. Innego przygotowania wymaga prezentacja handlowa, a innego panel poświęcony specjalistycznym zagadnieniom technicznym.
Nie trzeba też przyjmować jednego rozwiązania dla całego dnia. Sesja plenarna i późniejsze spotkanie niewielkiej delegacji mogą mieć różne potrzeby językowe, które należy omówić osobno.
Materiały dla tłumaczy przygotuj przed wydarzeniem
Prezentacje, agenda i lista prelegentów pomagają tłumaczom poznać temat oraz słownictwo używane podczas konferencji. Szczególnie przydatne są rozwinięcia skrótów, nazwy produktów i pojęcia charakterystyczne dla danej organizacji. Termin oczywisty dla pracowników firmy może wymagać dodatkowego wyjaśnienia osobie spoza niej.
Warto ustalić z prelegentami termin przekazania materiałów, a następnie sposób informowania o zmianach. Jeśli dzień przed wystąpieniem powstaje nowa wersja prezentacji, powinna trafić również do zespołu tłumaczeniowego. Czytelne nazwy plików i wskazanie aktualnej wersji ograniczą nieporozumienia.
Osobnego ustalenia wymagają filmy, nagrania i demonstracje. Trzeba wskazać, które fragmenty mają być tłumaczone i jak ich dźwięk zostanie przekazany tłumaczom. Samo przesłanie slajdów nie wyjaśnia jeszcze, co wydarzy się podczas odtwarzania materiału.
Wyposażenie sali sprawdź razem z obsługą techniczną
Sala wyposażona w ekran i głośniki nie musi mieć całego zaplecza potrzebnego do tłumaczenia konferencji. Przed wydarzeniem trzeba ustalić miejsce dla kabin, rozmieszczenie urządzeń oraz liczbę odbiorników dla słuchaczy. Należy też uzgodnić z obiektem godziny dostępu na montaż, próbę i demontaż.
Zakres obsługi konferencji w Warszawie oferowanej przez Legwan obejmuje wsparcie językowe i techniczne oraz sprzęt do realizacji wydarzeń. Przy omawianiu konkretnego zlecenia dobrze doprecyzować, jakie wyposażenie zapewnia wykonawca, a jakie udostępnia obiekt. Pozwoli to przygotować wspólny plan pracy.
Próba techniczna powinna objąć drogę dźwięku od mikrofonu prelegenta do słuchawek uczestnika. Warto sprawdzić również mikrofony przeznaczone do pytań z sali. Pytanie wypowiedziane bez nagłośnienia może być słyszalne w pierwszych rzędach, ale nie dotrzeć wyraźnie do tłumaczy.
Zaplanuj dyskusję i wydawanie odbiorników
Obsługa językowa konferencji obejmuje także momenty pomiędzy przygotowanymi wystąpieniami. Moderator powinien wiedzieć, które języki są tłumaczone i jak prowadzić sesję pytań. Pomocne będzie przypominanie uczestnikom o korzystaniu z mikrofonu i zabieraniu głosu pojedynczo.
Z perspektywy gościa równie istotne są proste informacje organizacyjne: gdzie odebrać odbiornik, jak wybrać kanał językowy i komu zgłosić problem ze słuchawkami. Warto przekazać je przy rejestracji oraz krótko przypomnieć przed rozpoczęciem pierwszej sesji.
Jeżeli program przewiduje przechodzenie między salami, trzeba dodatkowo ustalić, czy uczestnicy zabierają urządzenia ze sobą. Takie szczegóły najlepiej rozstrzygnąć przed otwarciem wydarzenia.
Co wysłać, żeby otrzymać użyteczną wycenę?
Zapytanie ofertowe powinno pozwalać wykonawcy ocenić rzeczywisty zakres pracy. Dobrze uwzględnić w nim:
-
datę, miejsce i godziny wydarzenia;
-
przewidywaną liczbę uczestników;
-
języki wystąpień oraz wymagane kierunki tłumaczenia;
-
tematykę i wstępny program;
-
liczbę sal działających jednocześnie;
-
informacje o wyposażeniu obiektu i czasie dostępnym na montaż.
Jeżeli część danych jest jeszcze nieustalona, można wskazać warianty do porównania. Wycena dla jednej sali i dwóch języków nie powinna być traktowana jako punkt odniesienia dla wydarzenia z równoległymi warsztatami bez sprawdzenia różnic w zakresie.
Do rozmowy z Legwan warto przystąpić już z takim zestawem informacji. Pozwoli on omówić dobór tłumaczy, potrzebny sprzęt i organizację obsługi. Uzgodnienie tych elementów przed zatwierdzeniem ostatecznej agendy ułatwia przygotowanie konferencji, w której zagraniczni uczestnicy mogą zarówno słuchać, jak i aktywnie uczestniczyć.
Artykuł sponsorowany
