W polskim e-commerce czwarty kwartał potrafi zrobić jedną trzecią rocznego obrotu. Black Friday, Mikołajki, przedświąteczny szczyt: każdy właściciel sklepu zna ten kalendarz na pamięć. Mniej oczywiste jest to, że o przebiegu Q4 rozstrzygają wrzesień i pierwsze dni października. Kto w październiku dopiero zaczyna szukać rąk do pakowania albo miejsca na zapas, ten w listopadzie będzie gasił pożary zamiast sprzedawać.
Szczyt nie wybacza improwizacji
W zwykłym miesiącu opóźnienie wysyłki o jeden dzień to drobiazg. W szczycie ten sam dzień opóźnienia mnoży się przez setki paczek, a klienci kupujący prezenty są najmniej cierpliwą grupą w całym roku. Do tego dochodzą cut-offy przewoźników, które przed świętami przesuwają się w górę, oraz rosnący udział zwrotów w styczniu. Systemy, procesy i ludzie, którzy latem pracują na pół gwizdka, w listopadzie dostają obciążenie kilkukrotnie większe. Jeśli proces ma słabe punkty, szczyt je znajdzie wszystkie naraz.
Wąskie gardło numer jeden: ludzie
Największym problemem sezonu nie jest wcale towar, tylko rekrutacja. Sklep, który pakuje samodzielnie, musi na dwa albo trzy miesiące znaleźć, przeszkolić i utrzymać dodatkowych pracowników, a w grudniu konkuruje o nich z każdym magazynem w okolicy. Alternatywą jest przeniesienie obsługi zamówień do operatora, dla którego skalowanie zespołu między sezonami to codzienność: ten sam wolumen, który dla pojedynczego sklepu oznacza podwojenie załogi, dla magazynu obsługującego wielu klientów jest przesunięciem grafiku. Właśnie tak działa fulfillment dla e-commerce: sklep płaci za faktycznie obsłużone zamówienia, a problem rekrutacji, szkoleń i nadgodzin zostaje po stronie operatora.
Zapas trzeba gdzieś położyć, zanim przyjedzie
Drugi punkt to towar. Zamówienia u producentów na Q4 składa się późnym latem, a dostawy przychodzą we wrześniu i październiku. Sklep, który magazynuje w garażu albo w małej hali, odkrywa wtedy, że fizycznie nie ma gdzie przyjąć sezonowego zapasu. Rezerwację powierzchni, podobnie jak rezerwację mocy przerobowych, robi się z wyprzedzeniem: operatorzy również planują swoje obłożenie i najlepsze warunki dostają ci, którzy zgłaszają się przed szczytem, nie w jego trakcie.
Test, który warto zrobić przed pierwszą falą
Niezależnie od tego, czy sklep pakuje sam, czy z operatorem, koniec września to ostatni moment na próbę generalną: przepuszczenie przez proces dnia o podwojonym wolumenie i sprawdzenie, gdzie się zatyka. Wdrożenie u operatora także wymaga czasu na integrację, przyjęcie towaru i okres próbny, dlatego rozmowy zaczęte w połowie października rzadko kończą się startem przed Black Friday.
Trzy rzeczy do ustalenia w tym tygodniu
Po pierwsze, moce przerobowe: ile paczek dziennie jest w stanie wypuścić obecny proces bez nadgodzin i o ile wzrośnie zapotrzebowanie w najgorszym tygodniu listopada. Jeśli te dwie liczby dzieli więcej niż dwukrotność, samo dokupienie taśmy i kartonów nie wystarczy. Po drugie, przewoźnicy: sezonowe godziny graniczne, limity odbiorów i to, czy umowa kurierska w ogóle przewiduje kilkukrotny wzrost wolumenu bez nowej negocjacji stawek. Po trzecie, obsługa zwrotów w styczniu, o której w październiku nikt nie myśli, a która potrafi zablokować magazyn na kilka tygodni po świętach. Każdą z tych trzech rzeczy da się jeszcze ustawić, ale każda wymaga tygodni, nie dni.
Podsumowanie
Czwarty kwartał nagradza przygotowanych. Decyzje o tym, kto będzie pakował, gdzie będzie leżał zapas i którędy pojadą paczki, zapadają we wrześniu, najpóźniej na początku października, bo później brakuje już czasu na wdrożenie. Sklep, który planuje rekordowy sezon, powinien policzyć oba warianty, własny magazyn i operatora, teraz, a nie wtedy, gdy pierwsza fala zamówień pokaże, że jest za późno.
Artykuł sponsorowany
