W szkołach i uczelniach wyższych każdego roku przetwarza się tysiące dokumentów, z których większość wymaga archiwizacji. Mając dodatkowo na uwadze skalę działalności tych podmiotów, konieczne było wypracowanie innowacyjnych metod przechowywania danych. Przekonaj się, w jaki sposób technologia wpływa na ten proces!
Czym charakteryzują się nowoczesne archiwa?
Pierwszym, co kojarzy się z nowoczesnymi archiwami, jest cyfryzacja. Rzeczywiście, dokumenty w wersji elektronicznej coraz częściej zastępują papierowe. Jest to wygodne, a zarazem optymalne rozwiązanie dla wielu podmiotów, w tym szkół i uczelni. Niektóre dokumenty można poddać digitalizacji, a tym samym ułatwić sobie ich przechowywanie. Nawet, jeśli archiwum elektroniczne jest pełne, to jego utrzymanie kosztuje mniej, niż archiwum stacjonarnego. Digitalizacja musi jednak przebiegać w bezpiecznych warunkach, tak aby nie doszło do zagubienia, kradzieży czy wycieku danych.
Jak przechowywać dokumenty papierowe?
Nie wszystkie dokumenty można przechowywać w wersji elektronicznej. Tak jest na przykład z dyplomami absolwentów, które w dalszym ciągu mają formę papierową. Być może w przyszłości przyjdzie czas cyfryzacji na szeroką skalę, jednak dziś trzeba operować także dokumentacją papierową. Jak ją archiwizować? Innowacyjnym rozwiązaniem jest archiwum zewnętrzne, w którym gromadzone są wszelkiego rodzaju akta związane z uczniami lub studentami oraz funkcjonowaniem jednostki. Przechowywanie dokumentów w tym formacie oferuje Rhenus Office Systems Poland. Z ofertą można zapoznać się na stronie https://www.rhenus-office.pl/. Jest ona dostępna zarówno dla szkół i uczelni publicznych, jak i prywatnych.
Wyznawania związane z przechowywaniem dokumentów uczniów i absolwentów szkół
Archiwizacja dokumentów osób, które uczęszczają do szkoły bądź ją ukończyły, trwa od kilku do nawet kilkudziesięciu lat. Bez względu na to, z jakiej metody korzystamy, najważniejsze jest:
- wyznaczenie okresu archiwizacji,
- sprawowanie bieżącej kontroli nad dokumentami,
- regularne czyszczenie archiwum.
Administrator danych musi także zabezpieczyć dokumenty zarówno papierowe, jak i elektroniczne. W drugim przypadku konieczne jest nadawanie oraz zmienianie haseł czy szyfrów. Dzięki temu dane osobowe uczniów i absolwentów są pilnie strzeżone.
Odpowiednie zabezpieczenia należy też wdrożyć w archiwum stacjonarnym. Jeśli jednak korzystasz z pomocy specjalistów, nie musisz martwić się tego typu rozwiązaniami.
Artykuł sponsorowany
