Rozmowa z Maciejem Kotarskim, dyrektororem w Olivia Centre o zmianach nawyków pracowników w biurze!
Czy i czego tradycyjne firmy i biura powinny nauczyć się od coworkingów?
Wiele firm zmaga się z przyzwyczajeniem pracowników do pracy z domu, nie potrafiąc inaczej, jak przymusem ściągnąć ich do biur choć na 2-3 dni. Coworkingi już dawno się tego nauczyły, dlatego to inspirujący wzór dla tradycyjnych biur i firm. Potrafią skutecznie integrować obcych sobie ludzi z obcych sobie zespołów, którzy mało się widują w realu. Wprowadzenie coworkingowych rozwiązań może tchnąć nowe życie w każde biuro, poprawić atmosferę pracy i efektywność zespołów.
Gdzie zatem leży klucz do sukcesu coworkingów?
Najważniejsza jest SPOŁECZNOŚĆ – która jest aktywnie budowana i animowana przez specjalnie do tego zaangażowane osoby. Atrakcyjne formaty wspólnych spotkań – animowane śniadania, meet-upy tematyczne, turnieje sportowe, speed-dating, popołudniowe spotkania z pizzą, tematyczne spotkania po pracy – to wszystko sprawia, że praca w takim miejscu daje więcej satysfakcji i w oczywisty sposób przekłada się na jakość życia, gdyż, jak wszyscy wiemy, jesteśmy istotami społecznymi i jakość relacji w jakie wchodzimy każdego dnia w miejscu pracy przekłada się na nasze poczucie szczęścia. Praca to znacznie więcej niż tylko źródło utrzymania, ale także miejsce, w którym możemy czuć się spełnieni, akceptowani, pobudzeni do działania i gdzie możemy uzyskać masę inspiracji, a coworkingi nauczyły się jak te potrzeby zaspokoić nie tylko w obszarze jednej firmy, ale w zróżnicowanym środowisku, bardzo często bardzo wymagającym.
Z tego, co Pan mówi, to w zasadzie najważniejsi są ludzie.
No jasne, ale to wszystko przecież musi się gdzieś dziać! Dlatego sercem coworków są atrakcyjne przestrzenie wspólne – kawiarnio-kuchnio-jadalnio-baro-imprezownie. Często połączone z przestrzenią do aktywności fizycznej, gdzie są dostępne stoły do ping ponga, piłkarzyków, konsole do gier, bilard, czy nawet siłownia! W wielu „normalnych” biurach to tylko marzenie, a centrum biura to sekretariat… W coworkingu mamy wszystko w pakiecie i nie jest to obciążenie, które musiałaby wziąć na siebie jedna firma, a jest to współdzielone pomiędzy różne podmioty. Co więcej, wiele firm by się na to nie zdecydowało, gdyż organizacja takiej przestrzeni to nie wszystko: efektywne wykorzystanie takich udogodnień wymaga stałego animowania, zarządzania, serwisowania, co niestety często przesądza, że takie udogodnienia nie powstają w pojedynczych firmach. W coworkingu nie dość, że takie osoby już są, to jeszcze, nawiązując do tego, o czym wspomniałem powyżej, miejsca te pozwalają wyjść ze swoich baniek społecznych, poznać nowych ludzi, wchodzić w interakcję, rozwijać się i otwierać na współpracę.
Ale kuchnie i przestrzenie gastronomiczne ma już w swoich biurach wiele firm.
Tak, jednak często zupełnie nie zachęcają one do wychodzenia poza swoją grupę towarzyską i udział w wydarzeniach angażujących innych ludzi. Atrakcyjność coworku wzmacnia dużo większa dostępność i różnorodność współdzielonych powierzchni – mniejszych aneksów kawowych, specjalnie zaaranżowanych miejsc spotkań i pracy chociażby z bardzo różnymi meblami: miękkimi kanapami, wiszącymi fotelami, hamakami, konstrukcjami z palet, kontenerów czy nawet kabin pojazdów! Ludzie są różni i lubią różnorodność, a mało kto lubi monotonię i zastane środowisko. Zawsze popularne są też wentylowane i przeszklone budki telefoniczne, które pozwalają nam być obok ludzi, w społeczności, a jednocześnie w ciszy i z zapewnioną prywatnością.
O coworkingach mówi się, że są to kuźnie innowacji.
Oczywiście, atmosfera współpracy i przestrzeń do innowacji wiążą się z istnieniem aktywnej i różnorodnej społeczności, gdzie różne firmy, freelancerzy i startupy pracują obok siebie, a to sprzyja wymianie wiedzy i wzajemnej inspiracji. To stymuluje kreatywność i sprzyja innowacjom. Takie podejście można wdrożyć w klasycznych biurach poprzez tworzenie interdyscyplinarnych zespołów, rozwój społeczności i różnorodnych stref wspólnej pracy, które będą zwiększać ilość spontanicznych spotkań.
Co jeszcze poza społecznością mogą czerpać duże biura od coworkingów?
Elastyczność i mobilność. Małe zespoły w coworkingach często rosną, maleją lub po prostu migrują do innych części biura, zgodnie ze zmieniającymi się potrzebami. Mniejsze pomieszczenia są łączone, większe dzielone. Dzięki temu otoczenie ludzi jest bardziej dopasowane do ich potrzeb. W coworkach pomagają krótkie umowy najmu, które jednak nie zapewniają budżetów na wyposażenie biura a la carte. Obecne zmiany na rynku biurowym powodują, że długie umowy najmu mogą zapewniać podobną elastyczność, jeżeli zadba się o odpowiednie zapisy, a kompleks biurowy jest wystarczająco duży.
Duże znaczenie ma także design i wyposażenie coworkingów. One muszą same przyciągać klientów, dlatego często są lepiej zaprojektowane, z większym naciskiem na estetykę, komfort i biofilię w postaci żywej zieleni, ale też są pełne naturalnych materiałów i nawiązań do przyrody, co wpływa na komfort i zadowolenie z pracy, a także redukuje stres. Dzięki temu ludzie chętniej pracują w biurze i mają większą satysfakcję z pracy. Niby mała rzecz, a jednak to właśnie kumulacja tych wszystkich dużych i małych elementów powoduje, że coworkingi żyją i przyciągają pracowników
Czy łatwo by było wdrożyć taki standard w dużych firmach?
Przez dużą różnorodność środowiska i dominację małych zespołów w coworkingach panuje inna kultura organizacyjna: to nieformalna, bardziej otwarta atmosfera pracy, jest tu więcej zabawy, a nawet serdeczności, którą emanują ludzie odpowiedzialni za sam cowork i animację społeczności. Najlepszym przykładem jest nasz olivijny O4 , którego załoga jest cudownie zgrana i serdeczna – wobec siebie i otoczenia. Taki model można wdrożyć w tradycyjnych firmach, co pozytywnie wpływa na motywację pracowników i ich zaangażowanie. Taka kultura jest bardziej elastyczna i ułatwia zmiany, ale do takiego stanu z tradycyjnej, hierarchicznej kultury może być trudne…
To wszystko może brzmieć dosyć łatwo, ale w rzeczywistości jednak trudno to osiągnąć.
To praca na lata – przynajmniej my nad tym pracujemy od lat. To może wydać się niesamowite, ale nawet wielki kompleks biurowy może być zarządzany jak coworking. Tak, to jest możliwe, jeżeli wystarczająco duży kompleks jest aktywnie zarządzany przez jednego właściciela i jeden zespół, nastawiony na wysokiej jakości serwis i elastyczność. Najlepszym przykładem jest jest największy kompleks biurowy w Polsce, czyli Olivia Centre. Olivia jest zarządzana jak cowork, jak wielki flex. Zresztą wielki rozmiar tak naprawdę bardzo w tym pomaga, ponieważ pozwala bardzo elastycznie reagować na potrzeby klienta, zmniejszając lub zwiększając powierzchnię jego biura, przenosząc do mniejszego lub większego budynku, co jest charakterystyczne dla coworkingów. Jednym z rekordzistów wzrostu w Olivii jest np. firma Sii, która w ciągu 5 letniej umowy przeżyła 5 etapów wzrostu i 3 razy zmieniła budynek – wszystko w ramach jednego kompleksu.
Kompleksów nieco tylko mniejszych jest w Polsce kilka, jednak wiele z nich zostało sprzedanych po kawałku różnym właścicielom, przez co takie coworkowe zarządzanie jest zbyt skomplikowane lub nie jest już możliwe.
Olivii bardzo pomagają też całkowicie unikalne przestrzenie wspólne, czyli wielki ogród zimowy, no i 32, 33 i 34 piętra Olivia Star – widokowe, gastronomiczne i konferencyjne (na 400 osób). To unikat na skalę europejską, z którego wszyscy możemy być dumni.
