Czy moja firma jest gotowa na elektroniczny obieg dokumentów? To pytanie zadaje sobie wielu właścicieli i menedżerów. Wokół dużo mówi się o transformacji cyfrowej, digitalizacji dokumentów, workflow, KSeF itp. itd. Ilekroć o tym pomyślimy pojawia się pokusa aby wskoczyć do tego pociągu nim będzie za późno, nim wyprzedzą nas inni, a zwłaszcza konkurenci.
Aby uzyskać odpowiedź na główne pytanie zadajmy sobie kilka pomocniczych.
Co to w ogóle jest obieg dokumentów?
To akurat jest dość oczywiste, bo mamy z nim do czynienia na co dzień i jest starszy niż pierwsze komputery. Dostawca przysyła do firmy fakturę, pracownik wypełnia wniosek urlopowy, wpływa list z urzędu, oferta, czy też trzeba zaakceptować umowę – każda taka akcja wymusza na organizacji podjęcie działań, w które zazwyczaj angażowanych jest wiele osób. Co więcej, dla każdego z tych typów dokumentów działania te są zazwyczaj powtarzalne, realizowane według utartego, sprawdzonego schematu.
W szerszym sensie mamy zatem do czynienia z przepływem informacji pomiędzy rozmaitymi obiektami biorącymi udział w jej przetwarzaniu. W węższym natomiast, ze sposobem przepływu dokumentów pomiędzy pracownikami wykonującymi pewien zalgorytmizowany zespół czynności. Z angielska nazywamy to „workflow”.
Czym zatem jest elektroniczny obieg dokumentów?
Tym samym, ale ze wspomaganiem technologiami informatycznymi. Prawdopodobnie już z nich korzystacie w swojej firmie. Część faktur przychodzi przecież e-mailem, dokumenty zapisywane są na dyskach komputerów, przesyłane (pewnie też e-mailem) do innych uczestników procesów. Część korespondencji jest skanowana lub robione są zdjęcia i przesyłane, np. SMS-em. Być może macie jakiś dysk sieciowy do przechowywania umów.
Jakoś to działa, ale czujesz, że nie tak jak powinno, zwłaszcza, że większość spraw nadal załatwianych jest „na gębę”, a dokumenty krążą w postaci papierowej, są ostemplowywane i opisywane ręcznie. Jest zatem potrzeba aby to jakoś ogarnąć.
Tylko, czy to jest ten moment?
Zadajmy sobie kilka kolejnych pytań.
Ile osób bierze udział w obiegu dokumentów i spraw w mojej firmie?
Jeżeli jedna, odpowiedź brzmi – to jeszcze
nie jest ten moment.
Jeżeli kilka – do przemyślenia (podpowiedź znajdziesz w odpowiedzi na kolejne
pytanie)
Jeżeli kilkadziesiąt – czas najwyższy na działanie!
Czy wszyscy pracujemy stacjonarnie w jednej lokalizacji?
Jeżeli tak, to łatwo poradzić sobie z obiegiem dokumentów i spraw. Można podejść, wziąć i wypełnić druk, przejść się po pokojach aby zebrać opinie i akceptacje.
Pomijając brak innych korzyści, np. wyszukiwanie, audytowanie, czy raportowanie, da się z tym żyć. Co jednak gdy część osób pracuje w innych lokalizacjach lub zdalnie?
Wówczas, nawet przy kilku osobach, system workflow będzie dobrym rozwiązaniem.
No dobrze, ale czy wdrożenie się opłaci? Kiedy nastąpi zwrot z inwestycji?
To trudne pytania, zwłaszcza, że systemy obiegu dokumentów zazwyczaj optymalizują przede wszystkim pracę administracyjną, czy szerzej back office. Nie odnotujemy zapewne wzrostu sprzedaży. Korzyści są w trudno mierzalnych obszarach.
Co gorsza, ciężko jest kupić i wdrożyć
system workflow za kwotę mniejszą niż kilkadziesiąt tysięcy złotych. Budżety kilkuset
tysięcy też nie są jakąś rzadkością. Niebanalne są też koszty późniejszego
utrzymania. Dodajmy do tego teraz jeszcze koszt wewnętrzny, bo bez sporego
zaangażowania osób z wewnątrz firmy żadne wdrożenie się nie powiedzie.
Wynik? Trzeba się zgodzić, że to nie jest droga dla wszystkich.
To chyba jednak nie jesteśmy na to gotowi
Niekoniecznie.
Na rynku dostępnych jest kilka systemów działających w chmurze, wyposażonych w predefiniowane szablony popularnych procesów. Warto zacząć od takiego rozwiązania i sprawdzić, czy się przyjmie w naszej organizacji. Może się okazać, że w zupełności wystarczy, a może pokażemy w jakim kierunku podążać.
Co więcej od 2022 roku istnieje co najmniej jeden nowoczesny system obiegu dokumentów, który pozwala na korzystanie z niego całkowicie bezpłatnie, również do zastosowań komercyjnych.
A jak wiadomo: za darmo to uczciwa cena.
Ludzie
Na koniec dodatkowy aspekt, który pojawia się prawie w każdej organizacji, z którą rozmawialiśmy o wdrożeniu systemu workflow. Sprowadza się do takich stwierdzeń:
„Część z naszych pracowników nie jest gotowa na ten sposób pracy, są przyzwyczajeni do tradycyjnej formy, są niereformowalni”
W większości przypadków okazywało się, że to nie była prawda!
My, jako ludzie generalnie boimy się zmian, nie chcemy opuszczać naszej strefy komfortu, czy uczyć się nowych rzeczy. Z drugiej jednak strony strach zazwyczaj ma wielkie oczy i jeżeli podejmiemy próbę, to szybko oswajamy się z technologiami, do których się przekonamy.
Przecież obecni emeryci używają smartfonów bez fizycznych klawiatur, zamawiają w sklepach internetowych, robią zdjęcia aparatami cyfrowymi, oglądają filmy na platformach steamingowych, ba nawet kręcą rolki i je publikują!
Jeżeli myślisz, że Twoi współpracownicy są inni, to daj im szansę nawet jeżeli trochę protestują.
Otwórz się na elektroniczny obieg dokumentów z aplikacją Dew-X
Pamiętaj, wdrożenie nowoczesnej technologii wbrew pozorom nie musi być kosztowne – aplikacja Dew-X jest tego świetnym przykładem. To w pełni bezpłatne narzędzie do zastosowań komercyjnych, dzięki któremu obieg dokumentów w Twojej firmie może stać się łatwiejszy i bardziej efektywny niż kiedykolwiek wcześniej.
Zastanawiasz się jak zacząć? Zapewniamy, rozpoczęcie przygody z Dew-X jest prostsze niż myślisz! Zobacz, jak łatwo możesz zintegrować to narzędzie z codziennymi procesami Twojej firmy – odwiedź stronę internetową dew-x.com/pl. Tam znajdziesz szczegółową instrukcję obsługi, dzięki której krok po kroku dowiesz się, jak korzystać z aplikacji, od rejestracji, po wykonywanie bardziej skomplikowanych operacji.
Dołącz do przedsiębiorstw, które już teraz myślą o przyszłości!
Zapraszamy do kontaktu
BlueDew sp. z o. o.
